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Gemeinde Ernsgaden  |  E-Mail: info@ernsgaden.de  |  Online: http://www.ernsgaden.de

 

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Letzte Änderung:
18.12.2018
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Datenschutz-Hinweise für das Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App

Vorrangig gilt die allgemeine Datenschutzerklärung der Webseite;
diese Datenschutz-Hinweise stellen lediglich eine Ergänzung, bei Einsatz des Ratsinformationssystems und der Ratsinfo-App, dar.

 

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten Ihre Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DS-GVO) und den für uns geltenden landesspezifischen Ausführungsgesetzen. Mithilfe dieser Datenschutz-Hinweise informieren wir Sie umfassend über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und die Ihnen zustehenden Rechte bei der Nutzung des Ratsinformationssystems (ungeschützter/ geschützter Bereich)und der Ratsinfo-App.

 

Personenbezogene Daten sind dabei diejenigen Informationen, die eine Identifizierung einer natürlichen Person möglich machen. Dazu gehören insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse aber auch Ihre IP-Adresse.

Anonyme Daten liegen vor, wenn keinerlei Personenbezug zum Nutzer hergestellt werden kann.

 

Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Gemeinde Ernsgaden

Hauptstraße 6
85119 Ernsgaden

Telefon: 08452 8099

Telefax: 08452 98-44

E-Mail: Info@Ernsgaden.de


 

Datenschutzbeauftragter

Fr. Regina Unterburger

Kirchplatz 4

85290 Geisenfeld

Telefon: +49 8452 98-35

E-Mail: datenschutz@geisenfeld.de

 

 

Ihre Rechte als betroffene Person

Zunächst möchten wir Sie an dieser Stelle über Ihre Rechte als betroffene Person informieren. Diese Rechte sind in den Art. 15 - 22 EU-DS-GVO normiert. Dies umfasst:

  • Das Recht auf Auskunft (Art. 15 EU-DS-GVO),
  • Das Recht auf Löschung (Art. 17 EU-DS-GVO),
  • Das Recht auf Berichtigung (Art. 16 EU-DS-GVO),
  • Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 EU-DSGVO),
  • Das Recht auf Einschränkung der Datenverarbeitung (Art. 18 EU-DS-GVO),
  • Das Widerspruchsrecht gegen die Datenverarbeitung (Art. 21 EU-DS-GVO).

 

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten (Kontaktdaten siehe oben). Gleiches gilt, wenn Sie Fragen zur Datenverarbeitung bei uns haben.

 

Ihnen steht zudem ein Beschwerderecht an die Datenschutzaufsichtsbehörde zu.

 

Aufsichtsbehörde gegenüber öffentlichen Stellen:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz

Telefon: 089/212672-0

Fax: 089/212672-50

E-Mail: poststelle@datenschutz-bayern.de

Internet: www.datenschutz-bayern.de

 

Auf den Internetseiten des Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz finden sie weitere Information zum Thema Datenschutz

 

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Im BayernPortal (www.freistaat.bayern) werden die unterschiedlichen Verwaltungs-Dienstleistungen und Datenverarbeitungen der Kommunen in Bayern mit Rechtsgrundlagen beschrieben.

 

Bei detaillierten Fragen zur Datenverarbeitung wenden Sie sich bitte an die zuständigen Ansprechpartner im zuständigen Fachbereich.

 

Sofern Sie bei der Nutzung des Ratsinformationssystems und der Ratsinfo-App aufgefordert werden, personenbezogene Daten über sich einzugeben, so verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in diesen Datenschutz-Hinweisen genannten Zwecken.

 

Das Ratsinformationssystem ist in erster Linie ein Informationsmedium für Mandatsträger und sonstige interessierte Personen, die sich über Sitzungen, Niederschriften und Mandatsträger bzw. Gremien beim Verantwortlichen informieren möchten. Die Ratsinfo-App ist die Erweiterung des Ratsinformationssystems, auf mobile Geräte für die ausschließliche Nutzung durch Mandatsträger des Verantwortlichen.

 

Bei einem Aufruf des Ratsinformationssystems ohne Login Daten erhalten die User nur eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten auf den ungeschützten Bereich(u.a. werden hier nur die Sitzungstermine inkl. Überschriften bzw. Niederschriften der öffentlichen Tagesordnungspunkte (TOP), sowie die Mandatsträger des Verantwortlichen mit Ihren hinterlegten Daten (Selbstbeschreibung, Funktion, Partei-,Fraktions- bzw. Gremiumszugehörigkeit) angezeigt – je nach Konfiguration der Software durch den Verantwortlichen).

 

Registrierte User (ausschließlich zugehörige Mandatsträger) erhalten nach Anerkennung einer entsprechenden Nutzungsvereinbarung vom Verantwortlichen Zugriff auf den geschützten Bereich des Ratsinformationssystems und der Ratsinfo-App mit zusätzlichen Inhalten (nichtöffentliche TOPs, sowie alle weiteren vom Verantwortlichen zur Verfügung gestellten und freigegeben Unterlagen zur Vorbereitung auf die Sitzungen, zur Recherche in Niederschriften inkl. einer Kommentarfunktion, eines Dateiuploads und einer Benachrichtigungsmail-Funktion über neue Sitzungsinhalte)

 

Kategorien, Quellen und Herkunft der Daten

Welche Daten wir verarbeiten, bestimmt der jeweilige Kontext: Bitte beachten Sie, dass wir Informationen für besondere Verarbeitungssituationen gegebenenfalls auch gesondert an geeigneter Stelle zur Verfügung stellen.

 

ungeschützter Bereich:

Wenn Sie auf den ungeschützten Bereich des Ratsinformationssystems zugreifen, werden automatisch mittels eines Cookies Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen (Server-Logfiles) beinhalten etwa die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers und ähnliches. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Informationen, welche keine Rückschlüsse auf Ihre Person zulassen.

 

Diese Informationen sind technisch notwendig, um die von Ihnen angeforderte Inhalte bei der Nutzung des Ratsinformationssystems korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zu folgenden Zwecken verarbeitet:

 

  • Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus,
  • Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung,
  • Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie
  • zu weiteren administrativen Zwecken.

 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen.

Anonyme Informationen dieser Art werden von uns ggfs. statistisch ausgewertet, um unsere Anwendung und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

 

geschützter Bereich (nur für registrierte Mandatsträger zugänglich)

Nach Anerkennung der entsprechenden Nutzungsvereinbarung vom Verantwortlichen für das Ratsinformationssystem und der Ratsinfo-App durch den jeweiligen Mandatsträger haben Sie Zugriff auf weitere auch personalisierte Inhalte. Außerdem haben registrierte Mandatsträger damit gleichzeitig der Speicherung und Verarbeitung folgender Daten in der Anwendung zugestimmt:

Vorname, Nachname, Straße, Postleitzahl, Ort, Telefon, Telefax, E-Mail, Mobilfunknummer, Kennwort, abgerufene Sitzungen/ Tagesordnungspunkte sowie gelesene/ ungelesene Tagesordnungspunkte mit Datum, Uhrzeit und IP-Adresse.

 

Weitere Funktionen im geschützten Bereich:

Kommentarfunktion/ Dateiupload

Sie können bereitgestellte Sitzungsinformationen über die Ratsinfo-App kommentieren bzw. eigene Dateien an die Sitzungsinformationen anhängen. Diese werden sodann auf dem Hosting Server gespeichert. Die von Ihnen erstellten Kommentare oder hochgeladenen Dateien können von Dritte nicht eingesehen werden.

 

Benachrichtigungsmail über neue Sitzungsinhalte

Auf Grundlage Ihrer ausdrücklich erteilten Einwilligung werden registrierten Benutzern Benachrichtigungs-E-Mails gesandt - wenn neue Sitzungsinformationen bereitstehen. Für den Empfang der Benachrichtigungs-E-Mail ist die Angabe Ihrer E-Mail-Adresse ausreichend. Im Rahmen der Nutzungserklärung für das Ratsinformationssystem können Sie dem Empfang der E-Mail zustimmen oder diesen ablehnen.

Die Einwilligung zum Empfang der Benachrichtigungs-E-Mail können Sie jederzeit widerrufen. Bitte wenden Sie sich dazu an den jeweiligen Ansprechpartner in der Verwaltung.

 

Bitte beachten Sie:

Das von Ihnen vergebene Passwort wird in der Anwendung nur verschlüsselt gespeichert, so dass es von Dritten nicht gelesen werden kann. Sollte das Passwort vergessen worden sein, beachten Sie bitte die entsprechende Vorgehensweise in der mit Ihnen geschlossenen Nutzungsvereinbarung. Daraus ist ersichtlich, wie Sie Ihr Passwort erneuern können.

Niemand ist berechtigt, von Ihnen telefonisch oder schriftlich Ihr Passwort abzufragen. Bitte nennen Sie daher nie Ihr Passwort, falls Ihnen derartige Anfragen zugehen.

 

Ihre Registrierung können Sie selbstverständlich jederzeit ohne Angabe von Gründen formfrei und kostenlos mit Wirkung für die Zukunft auflösen bzw. löschen. Bitte wenden Sie sich dazu an den jeweiligen Ansprechpartner in der Verwaltung.

 

Weitergabe an Dritte

Wir werden Ihre Daten nur im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen oder bei entsprechender Einwilligung an Dritte weitergeben. Ansonsten erfolgt eine Weitergabe an Dritte nicht, es sei denn wir sind hierzu aufgrund zwingender Rechtsvorschriften dazu verpflichtet (Weitergabe an externe Stellen wie z.B. Aufsichtsbehörden oder Strafverfolgungsbehörden).

 

Empfänger der Daten / Kategorien von Empfängern

Innerhalb unserer Verwaltung stellen wir sicher, dass nur diejenigen Personen Ihre Daten erhalten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

In vielen Fällen unterstützen Dienstleister/ Lieferanten/ Hersteller unsere Fachabteilungen bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Mit diesen Dienstleistern/ Lieferanten/ Herstellern wurde das notwendige datenschutzrechtliche Vertragswerk abgeschlossen.

 

Hosting und Supportdienstleister für das Ratsinformationssystem/ die Ratsinfo-App: (vertrauenswürdiger Dritter/ Auftragsverarbeiter)

komuna GmbH EDV-Beratung

Wallerstraße 2

84032 Altdorf

Telefon: +49 871 97385-0

E-Mail: info@komuna.de

Internet: www.komuna.de

 

Drittlandübermittlung/ Drittlandsübermittlungsabsicht

Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums) findet bei der Nutzung des Ratsinformationssystems und der Ratsinfo-App nicht statt.

 

Speicherdauer der Daten

Wir speichern die Daten solange diese für den jeweiligen Verarbeitungszweck benötigt werden. Bitte beachten Sie, dass zahlreiche Aufbewahrungsfristen bedingen, dass Daten weiterhin gespeichert werden (müssen). Dies betrifft insbesondere handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten (z.B. Handelsgesetzbuch, Abgabenordnung, etc.). Sofern keine weitergehenden Aufbewahrungspflichten bestehen, werden die Daten nach Zweckerreichung gelöscht. (Grundsätze der ordnungsgemäßen Aktenführung)

Hinzu kommt, dass wir Daten aufbewahren können, wenn Sie uns hierfür Ihre Erlaubnis erteilt haben oder wenn es zu rechtlichen Auseinandersetzungen kommt und wir Beweismittel im Rahmen gesetzlicher Verjährungsfristen nutzen, die bis zu dreißig Jahre betragen können; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre.

 

Sichere Übertragung Ihrer Daten

Um die bei uns gespeicherten Daten bestmöglich gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen, setzen wir entsprechende technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein. Die Sicherheitslevel werden in Zusammenarbeit mit Sicherheitsexperten laufend überprüft und an neue Sicherheitsstandards angepasst.

Der Datenaustausch vom und zum Ratsinformationssystem und der Ratsinfo-App findet jeweils verschlüsselt statt. Als Übertragungsprotokoll bieten wir HTTPS an, jeweils unter Verwendung aktueller Verschlüsselungsprotokolle. (SSL)

 

E-Mail

Wenn Sie uns ihre E-Mail-Adresse (geschützter Bereich) angegeben haben, werden wir Ihre E-Mail-Adresse nur für die Korrespondenz gemäß den hier vereinbarten Zwecken mit Ihnen verwenden. Informationen, die Sie unverschlüsselt per E-Mail an uns senden, können möglicherweise auf dem Übertragungsweg von Dritten gelesen werden. Wir können in der Regel auch Ihre Identität nicht überprüfen und wissen nicht, wer sich hinter einer E-Mail-Adresse verbirgt, so dass eine rechtssichere Kommunikation durch einfache E-Mail daher nicht gewährleistet ist. Wir setzen zudem sog. SPAM-Filter gegen unerwünschte Werbung ein, die in seltenen Fällen auch normale E-Mails fälschlicherweise automatisch als unerwünschte Werbung einordnen und löschen können. E-Mails, die schädigende Programme („Viren“) enthalten, werden von uns in jedem Fall automatisch gelöscht.

Wenn Sie schutzwürdige Nachrichten an uns senden wollen, empfehlen wir dringend diese zu verschlüsseln und zu signieren, um eine unbefugte Kenntnisnahme und Verfälschung auf dem Übertragungsweg zu verhindern oder die Nachricht auf konventionellem Postwege an uns zu senden.

 

Widerrufsrecht bei Einwilligung

Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird dadurch nicht berührt.

 

Verpflichtung zur Bereitstellung der Daten

Diverse personenbezogene Daten sind für die Nutzung des Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App notwendig. (z.B. Registrierung der namentlich benannten Mandatsträger, damit diese Login Daten auf den geschützten Bereich erhalten; Benachrichtigungsmails, usw.).

In bestimmten Fällen müssen Daten auch aufgrund gesetzlicher Bestimmungen erhoben bzw. zur Verfügung gestellt werden. Bitte beachten Sie, dass eine Nutzung/ Freischaltung ohne Bereitstellung dieser Daten ggf. nicht möglich ist.

 

Automatisierte Einzelfallentscheidungen

Das Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App nutzen keine rein automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Herbeiführung einer Entscheidung.

 

Cookies (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO / Art. 6 Abs. 1 lit a EU-DS-GVO bei Einwilligung)

Wie viele andere Webseiten verwenden auch das Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App an mehreren Stellen so genannte Cookies. Sie dienen dazu, die Anwendung nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser (lokal auf Ihrer Festplatte) speichert.

 

Durch diese Cookies erhalten wir automatisch bestimmte Daten wie z. B. IP-Adresse, verwendeter Browser, Betriebssystem und Ihre Verbindung zum Internet, um Ihnen u.a. die Navigation zu erleichtern und die korrekte Anzeige unserer Anwendung zu ermöglichen.

 

Cookies können nicht verwendet werden, um Programme zu starten oder Viren auf einen Computer zu übertragen.

 

Die meisten der von uns verwendeten Cookies sind so genannte „Session-Cookies“. Diese werden nach Ihrem Besuch automatisch gelöscht. Permanente Cookies werden automatisch von Ihrem Computer gelöscht, wenn deren Geltungsdauer erreicht ist oder Sie diese vor Ablauf der Geltungsdauer selbst löschen.

Die meisten Web-Browser akzeptieren Cookies automatisch. Sie können die Einstellungen Ihres Browsers in der Regel aber auch ändern, wenn Sie die Informationen lieber nicht versenden möchten. Bitte verwenden Sie die Hilfefunktionen Ihres Internetbrowsers, um zu erfahren, wie Sie diese Einstellungen ändern können.

Sie können das Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App bzw. einzelne Funktionen dann ggf. nur eingeschränkt bzw. nicht nutzen, wenn Sie die Verwendung von Cookies deaktiviert haben.

 

Nutzerprofile / Webtracking-Verfahren (Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DS-GVO)

Analyse-Programme und andere Techniken zur Auswertung Ihres Nutzungsverhaltens werden bei der Nutzung des Ratsinformationssystems und der Ratsinfo-App nicht eingesetzt.

 

Social Plugins sozialer Netzwerke

Social Plugins werden im Ratsinformationssystem und der Ratsinfo-App nicht eingesetzt.

 

Onlineangebote bei Minderjährigen

Personen unter 16 Jahren dürfen ohne Zustimmung der Erziehungsberechtigten keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln bzw. eine Einwilligungserklärung abgeben. Wir möchten Eltern und Erziehungsberechtigte dazu auffordern, an den Online-Aktivitäten und -Interessen ihrer Kinder aktiv teilzunehmen.

Personenbezogene Daten von Minderjährigen werden nicht bewusst erhoben und verarbeitet.

 

Links zu anderen Anbietern

Soweit Links zu Webseiten anderer Anbieter im Ratsinformationssystem und der Ratsinfo-App vorhanden sind, haben wir auf deren Inhalte keinen Einfluss. Daher kann für diese Inhalte auch keine Gewähr und Haftung übernommen werden. Für die Inhalte dieser Seiten ist stets der jeweilige Anbieter oder Betreiber der Seiten verantwortlich.

Die verlinkten Seiten wurden zum Zeitpunkt der Verlinkung auf mögliche Rechtsverstöße und erkennbare Rechtsverletzungen geprüft. Rechtswidrige Inhalte waren zum Zeitpunkt der Verlinkung nicht erkennbar. Eine permanente inhaltliche Kontrolle der verlinkten Seiten ist jedoch ohne konkrete Anhaltspunkte einer Rechtsverletzung nicht zumutbar. Bei Bekanntwerden von Rechtsverletzungen werden derartige Links umgehend entfernt.

 

Änderungen der Datenschutz-Hinweise

Wir behalten uns vor diese Datenschutz-Hinweise für das Ratsinformationssystem und die Ratsinfo-App zu ändern, um sie an geänderte Rechtslagen und technische Standards anzupassen. Unserer Nutzer werden gebeten sich regelmäßig zu informieren. Diese Datenschutz-Hinweise befindet sich derzeit auf dem Stand vom 25.05.2018.

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